Databehandleraftale for Tjansplan

Parter

1. Baggrund og formål

1.1. Den dataansvarlige bruger Tjansplan, en webløsning til planlægning af frivilliges tjanse. Når databehandleren leverer løsningen, behandler den personoplysninger på den dataansvarliges vegne.

1.2. Aftalen fastsætter parternes rettigheder og forpligtelser, så behandlingen overholder databeskyttelsesforordningen (EU 2016/679, „forordningen“), databeskyttelsesloven og anden gældende lovgivning.

1.3. Aftalen gælder sammen med parternes aftale om brug af Tjansplan („hovedaftalen“). Ved uoverensstemmelse går denne databehandleraftale forud i spørgsmål om behandling af personoplysninger.

1.4. Bilag A–C er en del af aftalen.

2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

2.1. Den dataansvarlige er ansvarlig for, at behandlingen sker i overensstemmelse med forordningen, og bestemmer formålet med og hjælpemidlerne til behandlingen.

2.2. Den dataansvarlige har ansvaret for, at der er et gyldigt retsgrundlag for behandlingen, herunder for behandling af særlige kategorier af personoplysninger efter forordningens artikel 9, hvis tilknytningen til den dataansvarlige kan afsløre fx religiøs overbevisning.

2.3. Den dataansvarlige er ansvarlig for at oplyse de registrerede om behandlingen, for de oplysninger, der lægges ind i løsningen, og for at give adgang til de rette personer.

3. Databehandleren handler efter instruks

3.1. Databehandleren behandler kun personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre andet kræves efter EU-ret eller national ret. Instruksen fremgår af Bilag A og C. Den dataansvarliges brug af løsningens funktioner, fx at oprette, rette og slette oplysninger, udgør også instruks.

3.2. Databehandleren underretter straks den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens vurdering er i strid med forordningen eller anden databeskyttelseslovgivning.

3.3. Databehandleren må ikke bruge personoplysningerne til egne formål.

4. Fortrolighed

4.1. Databehandleren giver kun adgang til personoplysningerne til personer, der har brug for det for at levere løsningen, og som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt lovbestemt tavshedspligt.

4.2. Adgangen begrænses eller lukkes, når behovet ophører. Databehandleren kan på anmodning dokumentere, at de pågældende er underlagt tavshedspligt.

5. Behandlingssikkerhed

5.1. Databehandleren gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger efter forordningens artikel 32 under hensyn til risikoen for de registrerede. De aftalte foranstaltninger fremgår af Bilag C.

5.2. Databehandleren vurderer løbende risikoen og tilpasser foranstaltningerne, hvis det er nødvendigt.

6. Brug af underdatabehandlere

6.1. Den dataansvarlige giver med denne aftale generel godkendelse af, at databehandleren må bruge underdatabehandlere. De underdatabehandlere, der er godkendt ved aftalens indgåelse, fremgår af Bilag B.

6.2. Databehandleren underretter den dataansvarlige skriftligt mindst 30 dage før, en underdatabehandler tilføjes eller udskiftes. Den dataansvarlige kan inden for den frist gøre indsigelse. Fører indsigelsen ikke til en løsning, kan den dataansvarlige opsige hovedaftalen.

6.3. Databehandleren pålægger underdatabehandlere de samme databeskyttelsesforpligtelser som i denne aftale og hæfter over for den dataansvarlige for underdatabehandlerens opfyldelse af dem.

7. Overførsel til tredjelande

7.1. Personoplysningerne behandles og opbevares i EU/EØS. Overførsel til lande uden for EU/EØS må kun ske efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige og i overensstemmelse med forordningens kapitel V.

8. Bistand til den dataansvarlige

8.1. Databehandleren bistår så vidt muligt den dataansvarlige med at besvare anmodninger fra registrerede om indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse. Mange af disse kan den dataansvarlige selv håndtere direkte i løsningen.

8.2. Databehandleren bistår den dataansvarlige med at overholde forpligtelserne i artikel 32–36, herunder ved konsekvensanalyser og forudgående høring af Datatilsynet.

8.3. Bistand ud over det sædvanlige kan afregnes efter medgået tid til databehandlerens gældende timepris.

9. Underretning om brud på persondatasikkerheden

9.1. Databehandleren underretter den dataansvarlige uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter at være blevet opmærksom på et brud på persondatasikkerheden.

9.2. Underretningen indeholder så vidt muligt de oplysninger, som den dataansvarlige skal bruge til at anmelde bruddet til Datatilsynet efter artikel 33 og underrette de registrerede efter artikel 34.

10. Sletning og tilbagelevering

10.1. Når aftalen ophører, sletter databehandleren alle personoplysninger, der er behandlet på den dataansvarliges vegne, medmindre EU-ret eller national ret kræver opbevaring.

10.2. Ønsker den dataansvarlige oplysningerne udleveret, skal det ske inden ophøret. Oplysningerne udleveres i et almindeligt, maskinlæsbart format.

10.3. Sletningen sker senest 30 dage efter ophøret. Kopier i sikkerhedskopier overskrives inden for 90 dage.

11. Revision og inspektion

11.1. Databehandleren stiller alle oplysninger til rådighed, som er nødvendige for at påvise, at forpligtelserne i artikel 28 og denne aftale er overholdt.

11.2. Den dataansvarlige eller en uafhængig revisor kan med rimeligt varsel foretage inspektion. Den dataansvarlige afholder egne omkostninger og databehandlerens dokumenterede omkostninger ved inspektionen.

12. Ikrafttræden og ophør

12.1. Aftalen træder i kraft, når den dataansvarlige tager Tjansplan i brug, og gælder, så længe databehandleren behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne.

12.2. Aftalen kan ændres, hvis begge parter er enige, eller hvis ændringer i lovgivningen gør det nødvendigt.

12.3. Aftalen er underlagt dansk ret.

Underskrevet udgave

Ønsker I en underskrevet udgave af databehandleraftalen, så skriv til kontakt@tjansplan.dk. Så sender vi den til jer.

Bilag A – Oplysninger om behandlingen

Bilag B – Godkendte underdatabehandlere

Bilag C – Instruks og sikkerhedsforanstaltninger

C.1 Behandlingen

Databehandleren må kun behandle personoplysningerne for at levere, drive, sikre og supportere Tjansplan som beskrevet i Bilag A.

C.2 Sikkerhedsforanstaltninger

• Al kommunikation er krypteret med HTTPS/TLS.
• Login sker uden adgangskode via personlige engangslinks, som udløber efter 15 minutter. Antallet af login-mails er begrænset for at hindre misbrug.
• Kun personer, der er inviteret af den dataansvarlige, kan oprette sig. Invitationer udløber efter 14 dage.
• Tokens til invitationer, login og sessioner gemmes kun som hash-værdier.
• Rollebaseret adgang: Frivillige ser kun andres kaldenavn. Kontaktoplysninger er kun synlige for planlæggere.
• Sessionscookien er markeret HttpOnly og Secure.
• Databasen sikkerhedskopieres hver 3. time, og gendannelse testes.
• Adgang til servere og database er begrænset til navngivne medarbejdere hos databehandleren med personlige adgangsoplysninger og to-faktor-godkendelse.
• Opdateringer af software og afhængigheder installeres løbende.

C.3 Opbevaring og sletning

C.4 Lokation

Behandlingen sker hos databehandleren og de underdatabehandlere, der er nævnt i Bilag B, inden for EU: hosting i Tyskland og mailafsendelse i Danmark.