1. Hvem vi er
Tjansplan udvikles og drives af:
CloudFuture ApS
Hastings Allé 41, 2670 Greve
CVR-nr. 41230126
Telefon 20 90 35 30 · kontakt@tjansplan.dk
Har du spørgsmål om, hvordan vi behandler personoplysninger, er du velkommen til at skrive eller ringe til os.
2. To roller: dataansvarlig og databehandler
Vi har to forskellige roller, afhængigt af hvilke oplysninger der er tale om:
- CloudFuture ApS er dataansvarlig for oplysninger om besøgende på dette website, om dem, der kontakter os, og om vores kunder og deres kontaktpersoner.
- Kirken, klubben eller foreningen er dataansvarlig for oplysningerne om de frivillige og planlæggere i deres egen Tjansplan. CloudFuture ApS er databehandler og behandler kun oplysningerne på organisationens vegne og efter dens instruks. Det er reguleret i vores databehandleraftale.
Er du frivillig, og har du spørgsmål om dine oplysninger i Tjansplan, skal du derfor først kontakte den organisation, du er frivillig i. Vi hjælper organisationen med at svare dig.
3. Dette website
Websitet bruger ingen cookies, ingen statistik- eller sporingsværktøjer og ingen annoncenetværk. Websitet henter ikke skrifttyper, scripts eller videoer fra tredjeparter.
Når du besøger websitet, modtager vores server teknisk nødvendige oplysninger som din IP-adresse, browsertype og tidspunktet for besøget for at kunne vise siden og beskytte mod misbrug. Oplysningerne gemmes i serverlogs i højst 90 dage og bruges ikke til at identificere dig.
Retsgrundlag: vores legitime interesse i at drive et sikkert website, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
4. Når du kontakter os
Skriver eller ringer du til os, behandler vi de oplysninger, du selv giver: typisk navn, e-mail, telefonnummer, organisation og indholdet af din henvendelse. Vi bruger dem til at svare dig.
Retsgrundlag: artikel 6, stk. 1, litra f (vores legitime interesse i at besvare henvendelser) og litra b, hvis henvendelsen handler om at indgå en aftale.
Opbevaring: Vi sletter henvendelsen, når den er afsluttet, og senest efter 12 måneder, medmindre den fører til et kundeforhold.
5. Kunder og planlæggere
Når en organisation bruger Tjansplan, behandler vi oplysninger om organisationens kontaktpersoner: navn, e-mail, telefonnummer, rolle samt oplysninger til fakturering og korrespondance.
Retsgrundlag: artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af aftalen) og litra c (bogføringslovens krav om opbevaring af regnskabsmateriale).
Opbevaring: så længe kundeforholdet varer. Regnskabsmateriale opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører, som bogføringsloven kræver.
6. Oplysninger i Tjansplan
Her behandler vi oplysninger som databehandler for den organisation, der bruger Tjansplan. Afsnittet beskriver, hvordan systemet virker, så du som frivillig ved, hvad der sker med dine oplysninger.
Hvad gemmes
- Navn, kaldenavn, e-mailadresse og eventuelt telefonnummer og en note, som du selv har skrevet.
- Hvilke tjanse du er tildelt, om du har bekræftet, afvist eller byttet, og en eventuel begrundelse for en afvisning.
- Invitationer, login-links og sessioner, så du kan logge ind uden adgangskode.
- Mails, som systemet sender til dig om dine tjanse. De slettes efter 30 dage.
Hvem kan se hvad
Andre frivillige ser kun dit kaldenavn. Dem, der planlægger i din organisation, kan også se dit fulde navn, din e-mail, dit telefonnummer og din note. Kun personer, der er inviteret af organisationen, kan logge ind.
Særligt for kirker og trossamfund
At man er frivillig i en kirke eller et trossamfund, kan sige noget om ens religiøse overbevisning, som er en særlig kategori af personoplysninger efter artikel 9. Organisationen er ansvarlig for at have et gyldigt retsgrundlag. Systemet er indrettet, så oplysningerne kun deles med de personer, der har brug for dem.
Cookie i appen
Selve Tjansplan-appen bruger én nødvendig cookie, som holder dig logget ind i op til 90 dage. Den bruges ikke til andet og kræver ikke samtykke.
Sletning
Du kan selv slette din konto under Profil. Så slettes dit navn, kaldenavn, din e-mail, dit telefonnummer og din note med det samme, og du fjernes fra kommende tjanse. Tidligere tjanse vises derefter som „Slettet bruger“. Kan du ikke logge ind, kan du bede den, der planlægger i din organisation, om at slette dig.
7. Hvem vi deler oplysninger med
Vi sælger aldrig personoplysninger og bruger dem ikke til markedsføring. Vi bruger følgende leverandører (underdatabehandlere), som kun må behandle oplysningerne efter vores instruks:
| Leverandør | Opgave | Placering |
|---|---|---|
| Contabo GmbH | Server og database til Tjansplan og websitet | Tyskland |
| SMTP.DK ApS | Afsendelse af mails fra Tjansplan | Danmark |
Vi overfører ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS. Skulle det blive nødvendigt, sker det kun med et gyldigt overførselsgrundlag, fx EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.
Vi kan blive forpligtet til at udlevere oplysninger til offentlige myndigheder, hvis loven kræver det.
8. Sikkerhed
- Al trafik er krypteret med HTTPS.
- Der er ingen adgangskoder, der kan lække. Login sker med personlige links, som virker én gang og i 15 minutter.
- Invitationer udløber efter 14 dage, og kun inviterede kan oprette sig.
- Adgang styres efter rolle, så frivillige og planlæggere kun ser det, de har brug for.
- Databasen sikkerhedskopieres hver 3. time. Sikkerhedskopier overskrives inden for 90 dage.
- Kun de medarbejdere hos CloudFuture ApS, der har brug for det, har adgang til servere og database, og de logger ind med to-faktor-godkendelse.
9. Dine rettigheder
Efter databeskyttelsesforordningen har du ret til:
- Indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
- Berigtigelse af forkerte oplysninger
- Sletning af oplysninger, der ikke længere skal behandles
- Begrænsning af behandlingen i visse tilfælde
- Dataportabilitet, så du kan få dine oplysninger i et almindeligt format
- Indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af legitime interesser
For oplysninger i Tjansplan skal du kontakte din organisation, som er dataansvarlig. For andre oplysninger kan du kontakte os direkte. Vi svarer inden for en måned.
10. Klage og kontakt
Du kan altid kontakte os på kontakt@tjansplan.dk eller 20 90 35 30. Er du utilfreds med vores behandling af dine oplysninger, kan du klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, www.datatilsynet.dk.
Vi opdaterer denne politik, når det er nødvendigt. Den gældende version står altid på denne side.